Ostolaskut

Yhteystiedot

Yhteydenotot P2P-järjestelmän ongelmatilanteissa ja neuvonnassa:

Monetran ostoreskontra: kempele.ostoreskontra@monetra.fi

p. 020 690 042 (keskitetty puhelinnumero taloushallinnon asioille)

Uudet käyttäjät ja käyttöoikeusmuutokset- ja poistot:

Esimies pyytää uudelle käyttäjälle tunnuksen talouspalveluiden kautta (tiina.orkamaa@kempele.fi tai juho.leppanen@kempele.fi)

Ongelmatilanteet sisäänkirjautumisessa:

P2P.kayttooikeudet.oulu@monetra.fi

Muut P2P-järjestelmään liittyvät asiat:

paakayttajat.ostolaskujarjestelmat@monetra.fi

Kierronvalvojat

Kierronvalvoja voi siirtää tarvittaessa laskuja käsittelijältä toiselle, perustaa tiliöintimallipohjia ja maksusuunnitelmia P2P-järjestelmään.

Kunnanjohto: Tiina Orkamaa ja Sanna Virkkunen

Opetus- ja vapaa-aikapalvelut: Hanne Väisänen

Varhaiskasvatus: Tarja Koivisto

Tekniset palvelut: Heli Jokela

Huomioitavaa ostolaskujen käsittelyssä:

• Tarkastaja tai hyväksyjä muuttaa Otsikkotiedot-välilehdelle kirjauspäivän sen mukaan, mille kuukaudelle ko. ostolasku kuuluu

• Tekniset palvelut lisäävät Otsikkotiedot-välilehdelle työmaanumeron ja tiliöintiriville urakkatiedon urakoita koskevissa laskuissa

Kuntaan tulleiden paperisten ostolaskujen käsittely

Ostoreskontran siirtymisen myötä Monetralle yksiköt käsittelevät itse kuntaan tulleet paperiset laskut, laskujen liitteet ja maksukehotukset. Maksukehotuksen osalta tarkistetaan ensin P2P:stä, onko laskua maksettu ja maksetaanko ainoastaan viivästyskulut. Pelkkien viivästyskulujen maksaminen merkataan selkeästi laskulle ennen laskun lähettämistä skannauspalveluun. Mikäli maksukehotuksessa mainittua laskua ei löydy järjestelmistä, pyydetään yritystä lähettämään ko. lasku uudelleen kunnan laskutusohjeen mukaisesti.

Laskuja ja maksuosoituksia ei skannata ostoreskontran ryhmäsähköpostiin eikä lähetetä paperisena Monetralle, vaan ne lähetetään pdf-liitetiedostona tulostuspalvelun sähköpostiin: monetra.pl5016@xbs-salo.com. Tämä sähköpostiosoite on ainoastaan kunnan sisäiseen käyttöön, sitä ei saa antaa yritysten laskutuskäyttöön.

Mikäli paperisia ostolaskuja tulee, välitetään laskuttavalle yritykselle ohje sähköisistä laskutusosoitteistamme. Ohjeen toimittaminen on tärkeää erityisesti uudelle toimittajalle.

Sähköinen maksumääräys

Sähköiselle maksumääräyslomakkeelle täytetyt tiedot siirtyvät P2P-ostolaskuohjelmaan ”laskuna” tiliöitäväksi, tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. P2P:stä laskut siirtyvät päivittäin Intime Plus-ostoreskontraan ja –kirjanpitoon ja sieltä maksuun.

Sähköinen maksumääräys siirtyy automaattisesti P2P:ssä tarkastettavaksi sille, joka on merkitty sähköisessä maksumääräyksessä kenttään ”Tarkastaja laskunkierrätysjärjestelmässä”. Ko. tarkastaja tiliöi ja tarkastaa laskun P2P:ssä sekä lähettää sen valitsemalleen henkilölle hyväksyttäväksi. Hyväksytty lasku siirtyy maksuun maksumääräykseen merkityn eräpäivän mukaisesti.

Kempeleen kunnan työntekijöille maksettavat suoritukset maksetaan kaikki joko palkan tai matkalaskun yhteydessä, ei maksumääräyksellä.

Käyttöoikeuspyynnöt sähköisiin maksumääräyksiin: Tiina Orkamaa, tiina.orkamaa@kempele.fi, p. 044 497 2321.

Ohjeet

Ohjeet (P2P, sähköinen maksumääräys) löytyvät Talous > Ohjeet ja lomakkeet-välilehdeltä.